Quando vado nelle aziende a proporre i miei servizi la prima risposta che mi sento dare è: “Ma noi i computer li abbiamo ed anche Internet” e poi il seguito “non abbiamo bisogno di niente”. Al giorno d’oggi molti imprenditori pensano che con un computer ed Internet si possa fare tutto, in parte è vero ma c’è bisogno di qualche accorgimento per far girare tutto al meglio in modo che il personale possa lavorare al meglio, essere più produttivo e di conseguenza aumentare i ricavi. Non mi riferisco ai soliti discorsi zen, dove le pareti devono essere di un colore che rilassa, dove la musica non deve mai mancare. Mi riferisco a tutti quegli accorgimenti pratici che permettono di risparmiare tempo, lavorare in modo più produttivo e più semplice.
Il fatto che ogni azienda impieghi molte risorse, sia dal punto di vista economico, che pratico per formare il personale implica che sarebbe un controsenso non voler far rendere il proprio investimento, i dipendenti e le procedure sono le risorse fondamentali in un’azienda.
Oramai da diversi anni mi occupo di informatizzazione ed organizzazione del lavoro informatico nelle aziende, molto spesso mi trovo davanti a realtà che sono cresciute in fretta e nel percorso hanno perso per strada un sacco di informazioni o sono lente nel reagire alle richieste dei clienti o dell’imprenditore stesso; corrono e corrono per raggiungere il fatturato desiderato, ma per arrivarci i costi lievitano più dei ricavi perché le cose vengono fatte ancora come se l’azienda fosse composta da 3 persone e si potesse scrivere tutto a mano.
Come riferimento per avvalorare questo concetto, riporto sempre questa esperienza avvenuta diversi anni fa: mi trovavo in un’azienda sana, con un fatturato cresciuto in modo esponenziale nel giro di 4/5 anni, ad un certo punto però il controllo della situazione non era più come agli inizi, con la crescita vertiginosa era stato perso il controllo di alcuni settori chiave (acquisti e vendite). In una riunione, alla quale partecipai, tra il responsabile amministrativo ed il titolare, quest’ultimo chiese di avere la situazione degli articoli acquistati da ogni cliente, il responsabile amministrativo subito disse che era possibile, ma dalle analisi che avevo fatto, feci notare che secondo me era un dato impossibile da recuperare in tempi ragionevoli, se non mettere più di una persona a spulciare tutte le righe delle fatture di vendita. Questo perché nella fase di crescita non si erano preoccupati di impostare un’anagrafica degli articoli che prevedesse la distinzione degli articoli, in pratica per il loro sistema, una rondella era una rondella sia che avesse una misura oppure un’altra. La soluzione proposta fu accettata, fu creata un’anagrafica in base agli articoli che avevano e da quel momento furono creati gli ordini clienti e gli acquisti dai fornitori in base a questi codici, dopo pochi mesi riuscirono a riprendere il controllo della situazione ed a creare gli ordini, le fatture e soprattutto il magazzino in base a questi codici.
Questo per dire che a volte si danno per scontate cose che, in realtà, non lo sono ed invece l’organizzazione, a cominciare dai piccoli dettagli, è importante per permettere all’azienda di crescere in modo sostenibile.
Un altro punto dove mi scontro spesso è la presenza su Internet, la solita risposta è “Il sito e la mail ce li abbiamo”. Senza entrare nello specifico di SEO, SEM, indicizzazione o altro, che sono cose importati ma già ad un livello superiore, avere un sito realizzato magari cinque anni prima (cinque anni quando va bene, la maggior parte delle volte sono più vecchi), non aggiornato e magari utilizzando una mail di un operatore telefonico attivata ancora prima, non sono un segno di essere orientati al commercio moderno e dinamico di oggi che permette di sfruttare appieno quello che la tecnologia ci mette a disposizione.
Avere un sito Internet vuol dire mettere in vetrina la propria azienda a molti più potenziali clienti rispetto a quanti un commerciale potrebbe contattarne in tutta la sua vita, ovviamente sono “potenziali”, ma intanto ti conosceranno e non sarai più un signor “nessuno”.
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